Ofis taşımaları, ev taşımalarından farklı olarak iş sürekliliğini etkileyebileceği için daha sıkı bir planlama gerektirir. İşte kurumsal bir taşınmayı sorunsuz tamamlamak için dikkat edilmesi gereken başlıklar.
Taşınma tarihini doğru seçin
Mümkünse taşınmayı hafta sonuna veya mesai saatleri dışına planlayın. Bu, çalışanların ve müşterilerinizin süreçten en az düzeyde etkilenmesini sağlar.
Sorumlu bir taşınma ekibi belirleyin
Şirket içinden bir veya birkaç kişiyi taşınma sürecinin koordinasyonundan sorumlu tutmak; nakliye ekibiyle iletişimi ve bölüm bazlı organizasyonu kolaylaştırır.
Envanterinizi çıkarın
Masa, dolap, sunucu/bilgisayar ekipmanları ve evrak kutularının bir listesini çıkarın. Bu liste hem doğru araç/personel planlamasını hem de taşınma sonrası kontrolü kolaylaştırır.
Bilgi işlem ekipmanlarını özel olarak planlayın
Sunucular, bilgisayarlar ve ağ ekipmanları için ayrı bir paketleme ve taşıma planı yapılmalı; mümkünse bu ekipmanların söküm/kurulumunda bilgi işlem ekibiniz de sürece dahil olmalıdır.
Masa ve dolapları numaralandırın
Her masa, dolap ve evrak kutusunu; hangi çalışana veya hangi bölüme ait olduğunu belirtecek şekilde numaralandırmak, yeni ofiste kurulumu ciddi ölçüde hızlandırır.
Yeni ofis için bir yerleşim planı hazırlayın
Eşyalar yeni ofise ulaşmadan önce hangi masanın, dolabın nereye yerleşeceğine dair bir kroki hazırlamak; taşıma ekibinin eşyaları doğrudan doğru yere yerleştirmesini sağlar.
Çalışanları süreç hakkında bilgilendirin
Taşınma tarihi, kendi eşyalarını (kişisel objeler, evraklar) önceden toplamaları gerektiği ve yeni ofis düzeni hakkında çalışanları önceden bilgilendirmek, taşınma günü yaşanabilecek karışıklığı azaltır.
Kurumsal taşınma sürecinizi uçtan uca planlamamız için ofis ve kurumsal taşımacılık sayfamızdan detaylara ulaşabilir, ücretsiz keşif talep edebilirsiniz.